Dit Privacy Statement is relevant voor bezoekers van onze website en (toekomstig) gebruikers van een Cleverbase ID. Cleverbase hecht er veel waarde aan dat je ons product op eenvoudige en gebruiksvriendelijke wijze kunt gebruiken en dat er op een veilige, integere en transparante manier wordt omgegaan met je persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring willen je graag informeren welke gegevens wij verzamelen, hoe we dat doen, waarom we dat doen (met welke doel), op basis van welke grondslagen en hoe we verder omgaan met je persoonsgegevens.

Wie zijn wij?

Cleverbase ID B.V. (hierna: Cleverbase) is een ETSI/eIDAS geaccrediteerde Qualified Trust Service Provider en staat onder toezicht van het Agentschap Telecom. Wij zijn gevestigd aan de Maanweg 174, 2516 AB te Den Haag, en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67419925.

Welke persoonsgegevens verwerkt Cleverbase?

Cleverbase verwerkt persoonsgegevens voor het aanbieden van onze producten en diensten. Het gaat om de volgende gegevens:

  • Identiteitsgegevens: personalia (naam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht), gegevens identificatiemiddel, videobeeld, statisch beeld.
  • Contactgegevens: Naam, e-mailadres en telefoonnummer.
  • Technische gegevens: IP adres, inloggegevens, taalinstellingen en besturingssysteem van het gebruikte device.
  • Gebruikersgegevens: gebruikersnaam.

Hoe gebruiken we jouw persoonsgegevens?

Algemene bezoekgegevens worden gebruikt om de website zo goed mogelijk te tonen, te onderhouden en te verbeteren. We analyseren hoeveel bezoekers onze website krijgt, welke webpagina’s worden bezocht en waar de bezoekers vandaan komen.

Om je te kunnen registreren als nieuwe klant gebruiken we je identiteitsgegevens om een correcte identiteitsvaststelling te kunnen doen.

Cleverbase verwerkt geen persoonsgegevens zonder je toestemming en daarnaast zal Cleverbase niet meer persoonsgegevens verwerken dan nodig is.

Voor welke doeleinden verwerkt Cleverbase jouw gegevens?

1. Registratie bij Cleverbase

Om je te kunnen registreren als klant bij Cleverbase verzamelen we de volgende gegevens:

  • Identiteitsgegevens
  • Technische gegevens
  • Contactgegevens

Deze gegevens hebben wij nodig om te kunnen voldoen aan de Wet op Identificatie en om rechtsgeldig je identiteit vast te kunnen stellen. Daarnaast verzamelen we technische gegevens om het registratieproces te onderhouden en verbeteren.

2. Contact opnemen met Cleverbase

Zodra je contact opneemt met Cleverbase verzamelen we de volgende gegevens:

  • Contactgegevens
  • Identiteitsgegevens

Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn gebruiken we je contactgegevens. Ben je een geregistreerde klant bij Cleverbase en heb je ondersteuning nodig bij het gebruik van een dienst, dan kunnen we waar nodig ook om identiteitsgegevens vragen.

3. Gebruik maken van diensten van Cleverbase

Om gebruik te maken van de diensten van Cleverbase en om ons bedrijf goed te kunnen beschermen (denk aan testen, incidentafhandeling, probleemoplossing, technische ondersteuning, rapportage) verzamelt Cleverbase de volgende gegevens.

  • Technische gegevens
  • Identiteitsgegevens

Grondslagen

Organisaties mogen alleen persoonsgegevens verwerken als ze daar een grondslag voor hebben. De Algemene Verordening Gegevensbescherming noemt zes mogelijke grondslagen. Voor onze verschillende verwerkingen maken we gebruik van drie van deze grondslagen:

  • Toestemming: voor het rechtsgeldig bevestigen van je identiteit en om contact met je op te kunnen nemen als je ons daarom vraagt.
  • Overeenkomst: wanneer je als gebruiker producten en/of diensten van ons afneemt of dit wilt gaan doen, en we noodzakelijkerwijs je persoonsgegevens moeten verwerken om dit te kunnen doen. We gebruiken deze grondslag ook om je de noodzakelijke informatie over updates te kunnen geven als je gebruiker bent van je Cleverbase ID.
  • Wettelijke plicht: we zijn gehouden aan de Wet op de Identificatie en deze grondslag geldt ook indien we een rechtmatige vordering ontvangen om gegevens te verstrekken aan een bevoegde autoriteit. We zijn ook wettelijk verplicht om persoonsgegevens te bewaren in onze financiële administratie.

Bewaartermijnen

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor wij ze hebben verkregen, met een termijn van ten hoogste tien jaar. De termijn van tien jaar geldt voor de identiteitsgegevens op basis waarvan wij rechtsgeldig je identiteit hebben vastgesteld. Wij bewaren je persoonsgegevens ten minste zolang als de geldigheidsduur van het certificaat, te weten drie jaar, en op basis van wet- en regelgeving zeven jaar na afloop van de geldigheid van het certificaat.

Bescherming van je gegevens

Cleverbase doet er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Alle medewerkers van Cleverbase die in het kader van hun taak kennisnemen van persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding. Jouw gegevens worden alleen verstrekt aan derde partijen indien dit nodig is voor de uitvoering van de eerder genoemde doeleinden.

Cleverbase is door een onafhankelijke auditor beoordeeld en is ISO27001 gecertificeerd. ISO27001 is de standaard op het gebied van informatiebeveiliging.

Jouw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb je het recht een verzoek te doen om:

  • je persoonsgegevens te zien;
  • je persoonsgegevens te wijzigen/corrigeren;
  • je persoonsgegevens te laten verwijderen;
  • je persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij;
  • te stoppen gebruik te maken van je persoonsgegevens;
  • bezwaar te maken tegen het verwerken van je persoonsgegevens.

Indien je wilt weten welke persoonsgegevens Cleverbase van je heeft en voor welke doeleinden deze worden verwerkt, of een van de andere bovengenoemde rechten wilt inroepen, kun je dit doen door betreffend verzoek via een mailbericht naar klantenservice@cleverbase.com te sturen. We informeren je zo spoedig mogelijk over de afhandeling van het verzoek.

Ontvangers van je gegevens

De volgende personen en/of instanties kunnen je persoonsgegevens ontvangen:

  1. Degenen binnen Cleverbase die belast zijn met of leiding geven aan taken op het gebied van de verwerking van je persoonsgegevens of diegenen die daarbij betrokken zijn;
  2. (Sub)bewerkers die door Cleverbase worden ingeschakeld om bepaalde taken m.b.t. haar dienstverlening uit te voeren;
  3. Overheidsinstanties, zoals politie en justitie, voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Wij delen je persoonsgegevens niet met andere derden tenzij je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.

Vragen

Als je vragen hebt over de manier waarop we met jouw privacy omgaan, of als je een of meerdere van de hierboven genoemde rechten wilt inroepen, kunt je mailen naar klantenservice@cleverbase.com. Per post zijn wij te bereiken op: Maanweg 174, 2516 AB Den Haag. Telefonisch zijn wij bereikbaar op 070-820 69 80.

Wijzigingen

Wij kunnen onze privacyverklaring wijzigen. Deze wijziging zullen wij publiceren op onze website. Als we de doeleinden van de verwerking ingrijpend willen wijzigen, zullen we je hiervan actief op de hoogte stellen.

Autoriteit Persoonsgegevens

Wij helpen je ook graag verder indien je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van je persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via de website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Deze versie is opgesteld op 1 oktober 2018.

Cleverbase ID B.V.