Privacy Statement

1. Inleiding

Dit Privacy Statement is relevant voor bezoekers van onze websites en (toekomstig) gebruikers van Vidua. Vidua hecht er veel waarde aan dat je Vidua op eenvoudige en gebruiksvriendelijke wijze kunt gebruiken en dat er op een veilige, integere en transparante manier wordt omgegaan met je persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring willen je graag informeren welke gegevens wij verzamelen, hoe we dat doen, waarom we dat doen (met welke doel), op basis van welke grondslagen en hoe we verder omgaan met je persoonsgegevens.

2. Wie zijn wij?

Cleverbase ID B.V. (hierna: Vidua of Wij) is een ETSI/eIDAS geaccrediteerde Qualified Trust Service Provider en staat onder toezicht van het Agentschap Telecom. Wij zijn gevestigd aan de Maanweg 174, 2516 AB te Den Haag, en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67419925. Vidua is ook het merk waaronder Wij de diensten aan jou als gebruiker leveren.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Vidua?

Vidua verwerkt persoonsgegevens voor het aanbieden van onze producten en diensten. Het gaat om de volgende gegevens:

• Identiteitsgegevens: personalia (naam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht), gegevens identificatiemiddel, videobeeld, statisch beeld.
• Contactgegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer.
• Technische gegevens: IP-adres, inloggegevens, taalinstellingen en besturingssysteem van het gebruikte device.
• Gebruikersgegevens: gebruikersnaam.

Vidua heeft geen wettelijke grondslag om je BSN te verwerken en wil dat ook niet doen. Zorg er daarom voor dat het BSN wordt bedekt tijdens het registratieproces. Het BSN bevindt zich op verschillende plekken op het Nederlandse paspoort en op de Nederlandse identiteitskaart. Afhankelijk van je model bevindt het zich op de achterkant van de plastic kaart onder de titel “persoonsnummer”; en achter een uitleesbare QR-code op de achterkant van de plastic kaart van het paspoort of de achterzijde van de identiteitskaart. Plak het BSN op deze plekken af, bijvoorbeeld met ondoorzichtig plakband.

Het BSN bevindt zich bij sommige modellen ook in de MRZ (= Machine Readable Zone), de twee regels tekst onderaan de voorkant van de plastic kaart van het paspoort of drie regels tekst aan de achterzijde van de identiteitskaart. Tijdens het maken van de foto moet deze hele code leesbaar zijn. Wij maskeren zelf het BSN met een overlay, zodat wij het niet opslaan. Na het maken van de foto vragen wij je het BSN in de MRZ wel af te plakken, want tijdens de video kunnen wij het niet maskeren.

4. Hoe en waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

• Website bezoeken

  Algemene bezoekgegevens worden gebruikt om de website zo goed mogelijk te tonen, te onderhouden en te verbeteren. We analyseren hoeveel bezoekers onze website krijgt, welke webpagina’s worden bezocht en waar de bezoekers vandaan komen.

• Contact opnemen met Vidua

  Zodra je contact opneemt met Vidua verzamelen we de volgende gegevens:

  • Contactgegevens
  • Identiteitsgegevens

  Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn gebruiken we je contactgegevens. Ben je een geregistreerde klant bij Vidua en heb je ondersteuning nodig bij het gebruik van een dienst, dan kunnen we waar nodig ook om identiteitsgegevens vragen.

• Gebruikmaken van Vidua

  Vidua verzamelt de volgende gegevens:

  • Technische gegevens
  • Identiteitsgegevens

  We gebruiken deze gegevens om ons bedrijf goed te kunnen beschermen en gebruiksgemak te waarborgen. Dat doen we bijvoorbeeld door testen, incidentafhandeling, probleemoplossing, technische ondersteuning en rapportage.

• Solliciteren bij Vidua

  Vidua verzamelt de volgende gegevens in het kader van de behandeling van sollicitaties.

  • Identiteitsgegevens: naam, geboortedatum, informatie uit CV
  • Contactgegevens

We gebruiken deze gegevens om de sollicitatieprocedure op een juiste manier te kunnen uitvoeren.

5. Grondslagen

Organisaties mogen alleen persoonsgegevens verwerken als ze daar een grondslag voor hebben. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) noemt zes mogelijke grondslagen. Voor onze verschillende verwerkingen maken we gebruik van vier van deze grondslagen:

• Toestemming: voor het rechtsgeldig bevestigen van je identiteit en om contact met je op te kunnen nemen als je ons daarom vraagt.
• Overeenkomst: wanneer je als gebruiker producten en/of diensten van ons afneemt of dit wilt gaan doen, en we noodzakelijkerwijs je persoonsgegevens moeten verwerken om dit te kunnen doen. We gebruiken deze grondslag ook om je de noodzakelijke informatie over updates te kunnen geven als je gebruiker bent van Vidua.
• Wettelijke plicht: we zijn gehouden aan de Wet op de Identificatie en deze grondslag geldt ook indien we een rechtmatige vordering ontvangen om gegevens te verstrekken aan een bevoegde autoriteit. We zijn ook wettelijk verplicht om persoonsgegevens te bewaren in onze financiële administratie.
• Gerechtvaardigd belang: voor het in behandeling nemen van de sollicatie en het uitvoeren van de sollicitatieprocedure gebruiken we deze grondslag.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor wij ze hebben verkregen, met een termijn van ten hoogste tien jaar. De termijn van tien jaar geldt voor de identiteitsgegevens op basis waarvan wij rechtsgeldig je identiteit hebben vastgesteld. Wij bewaren je persoonsgegevens ten minste zolang als de geldigheidsduur van het certificaat, te weten drie jaar, en op basis van wet- en regelgeving zeven jaar na afloop van de geldigheid van het certificaat.

7. Bescherming van je gegevens

Vidua doet er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Alle medewerkers van Vidua die in het kader van hun taak kennisnemen van persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding. Jouw gegevens worden alleen verstrekt aan derde partijen indien dit nodig is voor de uitvoering van de eerder genoemde doeleinden. Vidua is door een onafhankelijke auditor beoordeeld en is ISO27001 gecertificeerd. ISO27001 is de standaard op het gebied van informatiebeveiliging.

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht een verzoek in te dienen om:

• je persoonsgegevens in te zien;
• je persoonsgegevens te wijzigen/corrigeren;
• je persoonsgegevens te verwijderen;
• je persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij;
• te stoppen gebruik te maken van je persoonsgegevens;
• bezwaar te maken tegen het verwerken van je persoonsgegevens.

Indien je wilt weten welke persoonsgegevens Vidua van je heeft en voor welke doeleinden deze worden verwerkt, of een van de andere bovengenoemde rechten wilt inroepen, kun je dit doen door betreffend verzoek via een mailbericht naar klantenservice@vidua.nl te sturen. We informeren je zo spoedig mogelijk over de afhandeling van het verzoek.

9. Ontvangers van je gegevens

De volgende personen en/of instanties kunnen je persoonsgegevens ontvangen:

• Degenen binnen Vidua die belast zijn met of leiding geven aan taken op het gebied van de verwerking van je persoonsgegevens of diegenen die daarbij betrokken zijn;
• (Sub)bewerkers die door Vidua worden ingeschakeld om bepaalde taken m.b.t. haar dienstverlening uit te voeren;
• Overheidsinstanties, zoals politie en justitie, voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Wij delen je persoonsgegevens niet met andere derden tenzij je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.

10. Vragen

Als je vragen hebt over de manier waarop we met jouw privacy omgaan, of als je een of meerdere van de hierboven genoemde rechten wilt inroepen, kunt je mailen naar klantenservice@vidua.nl. Per post zijn wij te bereiken op: Maanweg 174, 2516 AB Den Haag. Telefonisch zijn wij bereikbaar op 070-820 96 80.

11. Wijzigingen

Wij kunnen onze privacyverklaring wijzigen. Deze wijziging zullen wij publiceren op onze website. Als we de doeleinden van de verwerking ingrijpend willen wijzigen, zullen we je hiervan actief op de hoogte stellen.

12. Autoriteit Persoonsgegevens

Wij helpen je ook graag verder indien je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van je persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via de website https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.